Ein Begriff, der dem Wissensmanagement sehr nahe steht ist der, der Collaboration (englisch für Mitarbeit/Zusammenarbeit). Prinzip: Auf Basis des software- oder webbasierten Wissensmanagements sollen Unternehmen nicht nur ihre Inhalte, sondern auch deren Distribution optimieren. Beispiele dafür wären etwa im Internet gepflegte, öffentliche Kalendersysteme, virtuelle Meetingräume im Web oder webbasierte Prozesse des Dokumentenmanagements.
Dabei können selbst kostenlose Werkzeuge Unternehmen großen Nutzen bieten, beispielsweise pfiffige Ideen wie die Dropbox, die nach dem Prinzip des Cloud-Computing funktioniert. Die Idee zu Dropbox entstand im November 2006, als Unternehmer Drew Houston in Boston seinen USB-Stick zu Hause vergessen hatte und so nicht an wichtige Daten kam. Daraufhin entwickelte er einen Webdienst, der ein Netzwerk-Dateisystem für die Synchronisation von Dateien zwischen verschiedenen Rechnern und Benutzern bereitstellt. Ein typisches Beispiel für Collaboration.
Prinzip: Man installiert den Gratis-Dienst und schiebt seine Dokumente, Fotos, Pläne oder Mails einfach in einen neuen (Dropbox)Ordner, der sich im „Arbeitsplatz“-Symbol des Rechners darstellt. Überall, wo nun ein Internetanschluss vorhanden ist, kann der Anwender auf diese Dateien zugreifen. Ebenso können Kollegen, die einen Link zu den Dateien bekommen haben, diese downloaden. Und selbstverständlich gibt es bereits eine Dropbox-App fürs iPhone. Dabei verspricht Dropbox zudem hohe Sicherheit durch eine True-Crypt-Verschlüsselung.
Unternehmern, die derlei Entwicklungen kritisch gegenüberstehen, sollten mit ihrem Team einen – wie gesagt kostenlosen – Collaboration-Service wie Dropbox einfach mal ausprobieren. Bereits nach kurzer Zeit werden sie ihn nicht mehr missen wollen. Und das nicht allein deshalb, weil es einfach Spaß macht, die Arbeit komfortabler gestaltet und das Vergessen von Dateien dann kein Drama mehr ist, sondern weil es hilft, bares Geld zu sparen.
Weitere Anbieter kostenloser Collaboration-Tools sind etwa: Team Drive, das ähnlich wie Dropbox funktioniert. Oder etwa das Webkonferenz-Tool Netviewer, welches der Hersteller an Privatpersonen gratis abgibt und das Unternehmen 14 Tage lang gebührenfrei testen können.
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Nicht zu vergessen, der derzeitige Shootingstar: Das Startup Wuala (aufgekauft vom französischen Speicherhersteller Lacie). Wuala ist noch sicherer und hat zahlreiche Groupworkingfunktionen inklusive, ist Online-Backup, Synchronisations- und Sharing-Tool. Es gibt Clients für alle Betriebssysteme und Wuala integriert sich nahtlos wie eine externe USB-Festplatte ins Betriebssystem.
Ich bin ein großer Fan – aber kein Mitarbeiter von Wuala
PS: Die Schrift im Kommentarfeld ist sehr klein, auch mit Brille kaum lesbar.